浅谈机关事业单位办公自动化系统的设计与实现 |
| 2013-06-09 15:11 作者：李志刚 王光旭 关昌 来源：硅谷网 HV： 编辑： 【搜索试试】
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硅谷网文 据《硅谷》杂志2012年第22期刊文称，办公自动化系统是一种实用性较强的系统，在机关事业单位当中所能够发挥的作用是非常大的，分析OA系统的含义以及其事业单位运用该系统的意义，并探讨机关单位与事业单位OA系统的设计与实现。
在机关事业单位当中，所需要处理的事务正变得越来越多，而为了高效处理各项事务，采用办公自动化系统进行管理是一种大势所趋。自动化办公系统，英文缩写为OA；OA在发达国家的日常管理当中已经得到了较为广泛的应用，特别是在单位的办公当中[1]。OA系统有机结合了现代网络技术、办公技术以及计算机技术，是一种新型的综合办公手段，本文分析了机关事业单位OA系统的设计与实现方法，希望能够为单位管理方式的完善提供有价值的资料。
1自动化办公系统介绍
办公自动化系统指的是将先进信息技术运用到现代办公设备当中，实现各类办公信息的自动以及高效处理。具体而言，就是连接单位内部的所有现代办公设备以及办公微机，在以上硬件实现连接的情况下，不同地点以及不同时间的单位内部人员便可以同时办公，也可以充分共享各类信息。
通过以上分析可知，OA系统是一种较为高效的办公手段，在事业单位以及机关单位的日常办公中运用该系统，将能够获得许多益处。首先，OA系统的应用将有利于信息发布以及通信平台的建立，使传递信息的流程得得到规范，并加快了流转信息的速度，从而提高单位内部的办公效率。其次，OA系统的应用有利于分布办公以及自动化工作流程的实现[2]。分布式的办公方法方便于单位内部人员随时随地办公，使集中办公的方式得以改变，且信息交流可以随时进行；此外，自动化工作流程的实现，能够有效减少部分复杂的办公环节，使办公效率得到有效提高。再次，OA系统的应用能够使单位领导监控办公的能力得到有效增强。在OA系统当中领导更方便管理以及监控办公程序，从而有效预防办公中出现差错以及低效办公情况的发生。最后，OA系统的应用能够有效节约办公经费。办公实现无纸化，网络审批各项事务，使用纸的费用支出、打印的费用支出、复印的费用支出以及话费的支出得到有效减少，从而在根本上减少了经费支出，有利于实现现代化管理。
2机关事业单位办公自动化系统的设计与实现分析
2.1OA系统的使用需求分析
在分析需求时，应从两个方面进行考虑，第一个方面为OA系统对于管理系统的平台需求。在分析此方面的需求时，应注意考虑本单位的具体办公流程，以便设计出简单易学的应用系统。在管理应用系统方面，应注意保证信息的绝对安全，因为事业单位以及机关单位在办公中会处理到许多重要政务信息，所以应确保此类信息的完整性以及机密性。在对办公系统规模进行分析时，应确保单位内部的信息共享能力以及交流能力能够满足管理要求。第二个方面为分析用户的需求。因为不同的机关单位以及事业单位具有不同的职能以及业务，所以应用OA系统的情况也不相同，所以应对其具体需求进行分析。笔者在实践中发现，在对用户需求进行有效分析时，应综合考虑以下因素。1）应将电子邮件的收发功能加入到系统当中，以便于信息共享以及信息传递，从而确保系统实现自动化通信。2）OA系统应该能够支持自动化的工作流。在自动化的办公模式当中，要协调好办公状态、办公事务、办公资源以及办公人员这四大工作流元素，只有这样，才能确保顺利办公。OA系统不仅要对全过程办公工作信息进行操作与管理，还要实现办公流程的主动推进，以保证处理事务的效率得到整体上的提高。3）移动办公以及协同工作功能应在系统中有所体现。网络高速发展的时代，利用信息时仅仅是关注信息本身还远远不够，还应进一步深化利用信息的程度，为了实现这一目的，则应确保人们养成良好工作习惯。对此，OA系统要能够为用户提供移动办公以及协同工作的功能。在具备以上功能的同时，OA系统的安全性也很重要。在机关单位以及事业单位当中，需要采用OA系统对一些机密性文件进行处理，所以必须却报系统具有良好的安全性能。如在系统中设置非法用户入侵的阻止功能以及相应的权限控制功能等，同时确保以上安全防护功能难以被黑客攻破，以防止信息外泄。4）OA系统要融入因特网技术以及其他实用业务，以方便事业单位以及机关单位发布宣传信息。在OA系统当中运用因特网技术，能够为办公工作提供网络方面的服务，从而有利于建立电子社区以及构建电子商务体系。
2.2OA系统的设计分析
在开发适合事业单位与机关单位的OA系统时，应用了Web技术，在该技术的支持下，开发OA系统的方式变得更简单，且容易实现该系统与其他应用系统之间的交流，在应用OA系统时，可以根据办公业务的需要，对其进行升级。此外，开发OA系统时无需花费太高的成本，正因为该系统具有许多的优点，所以在各单位中受到了欢迎。从另一方面来看，目前的OA系统还存在传输数据效率较低以及传输大量数据容易出现异常的缺陷，所以应通过对系统设计的方法进行完善，以解决以上问题。笔者在实践中发现，应用C/S结构对OA系统设计进行完善，将能够使目前系统当中存在的不足得到有效改善。这是因为采用该结构，可以使OA系统能够适用于多种操作系统，IIS也可以在Web上发布。客户端在发送以及接收电子邮件时运用Outlook，编辑文档时可以采用Word，而在编辑地图时，则可以采用AutoCAD。在建立C/S结构时，应将Exchange作为基础，同时将I-IS作为辅助结构；将Outlook作为客户端上的平台软件；随后便可以控制OA系统当中的其他程序。以上设计方式能够方便不同程序数据之间的交流与共享。此外，因为系统当中的数据库可以存储系统当中的各项数据，因此该设计方法使数据具有更高的集成度。
2.3OA系统功能的设计与实现分析
在事业单位与机关单位中，所使用的OA系统需要具有特殊的功能，以适应办公需要，在一般情况下，系统需要具有以下六个不同的子系统，即维护系统、电子邮件系统、公告板系统、文档管理系统、人事管理系统以及行政管理系统。以上六个系统需要具有以下功能，才能顺利实现OA系统的有效利用。维护系统功能为保护重要数据以及用户信息的安全；公告板系统的功能为内部论坛的建立以及发布政务信息等[3]；电子邮件系统则主要负责电子邮件的收发，文档管理系统的功能为管理图书、业务信息以及档案资料；人事管理系统的功能为管理内部员工的晋升与调动。行政管理系统的功能是管理会议以及相关公文的审批以及收发等。
3结语
综上所述，OA系统是一种实用性较强的系统，在机关事业单位当中所能够发挥的作用是非常大的，因此要重视该系统的设计与实现，以提高办公能力。 |
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