企业办公自动化的发展与新技术分析 |
| 2013-02-03 12:13 作者：袁玲玲 黄海泉 来源：硅谷网-《硅谷》杂志 HV： 编辑： 【搜索试试】
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据《硅谷》杂志2012年第22期刊文称，办公自动化系统是企业信息化的一个上层平台，企业经营决策的一个信息中心，企业对外联系的一个窗口，对内信息沟通的一个桥梁。在实现该系统的时候，采用SSH框架结构。SSH框架结构采用分层设计思想，组合三个目前流行的开源框架。
关键词：企业；办公自动化；发展；新技术
办公自动化是对计算机信息处理技术的一种应用，它通过对新近科学技术的运用，使得办公活动以人以外的各种办公设备来完成，并将办公人员同这些办公设备构成一定的信息处理加工系统，以满足某些目标的实现。办公自动化其主要目标是使各种信息资源得到充分合理的应用，提高人类的生产、工作效率及工作质量，并辅以一定决策确保更好效果的获得。
1企业办公自动化的需求分析
在考虑业务系统和信息资源库选择时，既要符合企业的规划方针，同时坚持体现企业办公自动化的特色，争取将协同办公系统成为庆元县现代化进程中的一个亮点。具体而言，主要包括以下七个方面的系统：一是辅助软件“办公助手”，实现办公人员实时信息交换，与办公系统集成，与手机短信集成，实现待办事项的实时提醒，它同时具备与QQ相同的其它功能；二是办公门户网站，集中办公自动化应用系统的出入口，逐步实现一站式登录；三是单位内部通用办公系统，实现单位内部文件起草、审核、签发、传阅电子化；四电子文件交换平台，基于国家相关电子文件交换标准，实现文件安全可靠、实时动态互换；电子版式和电子印章系统，统一电子文件格式，保证电子文件的权威性；六是电子文件库，实现电子文件按权限查询；七是电子档案管理系统，基于国家档案管理标准，实现电子文件档案管理的网络化。
协同办公系统涉及面广，设计上要充分考虑其大量硬件设备、软件系统和数据信息资源的实时服务特点，要保证网络、系统、数据的安全，保证系统运行的可靠，防止单点故障，对涉密信息应充分保证其安全。要把整个系统要有周密的系统备份方案设计作为重中之重的工作来抓，对系统主要的信息实行自动备份，以保证系统出现异常情况时的补救，并设有系统自动恢复机制，采取必要措施防止数据丢失，保证数据的一致性，保证系统运行过程中的高可靠性。
2企业办公自动化的设计与发展新技术
整个网络主要是采用交换式的体系结构。电信机房的核心交换机主要负责数据的快速转发和交换，与县企业信息中心核心交换机通过百兆光纤互联。同时，电信机房的核心交换机也作为外部行政单位和远程乡镇的汇聚交换机。信息中心核心交换机负责行政中心所有的信息汇总。入侵检测系统（IDS）通过信息中心核心交换机的端口镜像功能对网络流量进行流量监控，检测非法网络行为。每幢办公楼设置一台大楼汇聚交换机，汇聚交换机负责相应大楼所有用户的接入汇聚，百兆与信息中心核心交换机互联，最终通过接入交换机提供10/100M接入到桌面。
由于部分接入单位情况有所不同，很多单位垂直系统已经建设得比较完善，也有很多单位与企业日常工作业务联系并不是很紧密，只需完成企业收发文工作。如果对这些单位都采用相同方式接入，显然是不合理的。因此，对不同情况的接入单位采用不同的接入模式，以达到最为合理的互联效果。
为了实现外地出差的员工能够远程登录到政务网，查阅企业部门相关信息，及时下载和上传办公信息，进行远程办公，考虑通过拨号路由器的方式实现远程拨入功能。拨号路由器一端连接防火墙，另一端连接公用电话网（PSTN）。这样，只需为拨号路由器配置数门普通电话线路，而外地出差的员工只需要配置普通拨号MODEM即可实现远程移动办公。在必要的时候，系统管理员也可以通过拨号路由器进行远程管理。
结合企业各个部门开展协同办公系统的现实需求，对网管系统功能既有一般的共性的特点、也有个性创新性的设计：
1）故障信息过滤：要求通过对大量故障信息的分析，去除了大部分无实际意义的故障信息，同时对事件关联技术筛除重复与成对事件，与前台报警界面手工过滤可以大大减少很多无用信息，提供给管理员的故障信息是最有价值的内容。
2）实时的故障告警：把收集到的故障信息能实时地报告给管理员，即使管理员不在管理工作站上，也可通过声音，电子邮件等形式尽快的通知管理员，以便管理员及时的处理网络故障
3）可自定义的多种故障告警方式：告警系统需要具有分色图表显示、声音、弹出式窗口、电子邮件等多种告警形式，因此故障信息能够及时，准确的报告给网络管理员，可以预定义每个故障事件的报警形式，还要针对不同大类的报警事件设定不同的报警形式。
4）可定制的事件属性：根据网络运维实际情况预定义故障事件级别，系统初始预定义三级故障事件，包括一级故障（必须立即处理）、二级故障（在较短时间内必须处理）、三级故障（一般故障，可根据情况进行处理），同时可定制事件属性，包括可设定故障的告警响应形式，严重程度，显示颜色等内容。
5）查看和管理日志：记录下管理员登录、注销（相当于锁定）、退删出告警系统、增设备记录，修改故障告警方式，删除故障记录，标记故障记录为已处理等的管理动作，比如，并且能够根据管理员设置的时间范围显示相应的日志记录。
6）安全管理：提供用户管理功能，控制限制用户对一些功能的访问。用户分为两种类型，管理员和普通用户，它们两者的权限是有差别的，管理员可以创建普通用户，并可以修改自己注册的资料，而普通用户不能创建用户，只能修改自己的注册信息。
7）设备和端口实时监控：对管理的所有IP设备和设备上的所有端口进行实时监控，实时报告它们的运行状态，比如设备的“正常工作”、“连接不通”，端口的“正常工作”、“故障状态”、“人为关闭”、“无法访问”等，并且以红灯和蓝灯的形式显示状态；可以通过弹出式菜单对网络节点（即IP设备）进行删除、修改、查看目前状态等操作。
8）设备管理：对于本系统所管理的所有设备用户都可以在设备列表、设备状态树、设备分组树、网络视图中通过弹出式菜单进行定位删除、修改、查看目前状态等操作；这些操作的结果是一致性的，比如用户在设备状态树中删除了一个设备，那么该设备也就在设备列表、设备分组树、网络视图中被删除了，达到完全同步。
9）设备分组管理：用户可以将所有的设备进行无限分组，但是分组名称不能相同，系统初始化时有一个默认分组的default组，它包括了所有还未分组的设备；对于每个分组用户可以删除，但是如果该分组下还存在设备就应该不允许将它删除，更改它包含的设备，用户还可以添加分组。
10）网络设备的网络视图：将所有设备以图标形式呈现给用户，也实现了状态的实时变化，如：图标、提示文字的变化表示它的状态变化。
11）网络设备的状态视图：当用户要求查看某一设备的目前状态时，该视图给用户呈现了该设备的一些有用的基本信息和它的端口的实时流量图；用户还可以有选择地查看一些端口的流量。
12）网络节点自动发现：该功能可以根据用户输入的IP子网掩码位数、起始和终点IP地址和只读的共同体来自动地发现可以连通的网络节点；由于采用了线程技术，避免了查找IP时独占资源，此时用户可以进行其它操作。
13）网络设备的定位：如果管理的设备较多，用户要求一步定位到目标IP设备进行操作，该功能就实现了设备的自动定位，用户只要输入正确的IP地址即可。
14）报表统计功能：按故障等级、故障源和设备类型统计故障信息，实时生成相应故障统计报表。
15）故障信息处理：提供故障信息的处理，包括删除故障事件，标记为已处理，查看详细内容，查看关联事件等，通过这些操作，管理员可以了解故障信息相关的详细内容。
16）支持设备多样：Cisco全系列路由器和交换机，Juniper全系列路由器，Foundry全系列交换机，AlcatelOmini交换机，港湾系列交换机，并可灵活根据用户的实际网络设备定制
3结论
随着社会的进步，办公自动化，无论是对公司还是对国家而言，都是富有竞争力的优势。办公自动化的质量和创新将成为一个机关发展分水岭或里程碑。几、逐渐的，办公自动化系统越来越重要，成为支撑着公司的创新的重要方式。1）机关办公自动化管理系统的设计与实现，便于机关办公自动化管理者从琐碎的事务性工作中解脱出来，提升办公自动化管理水平，提高效率，将更多精力投入办公自动化战略中；2）形成完善的技术解决方案，将机关办公自动化管理的特殊性在系统功能模块中表现出来，该系统的开发对其他分公司办公自动化管理信息化建设起到了一定的先锋带头左右，具有一定的指导意义和应用价值。
作者简介：
袁玲玲（1981-），助理工程师，大丰市人民医院信息科；黄海泉（1982-）助理工程师，大丰市供电公司。 |
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