硅谷杂志：浅析网络办公设计思路 |
| 2012-06-23 11:48 作者：杨慧军 申建杭 杨 来源：硅谷网-《硅谷》杂志 HV： 编辑：GuiGu 【搜索试试】
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摘要：随着计算机及网络技术的飞速发展，Internet/Intranet的应用在全球范围内日益普及，当今社会正快速向信息化社会前进，信息系统的作用也越来越大。各种企业为了提高工作效率，增强市场竞争力，都竞相建立高质量、高效率的办公自动化信息系统，以加快信息化的步伐。本文中，笔者将就网络办公设计的一些常规思路进行简要阐述。
关键词：网络办公；设计要求；常规思路
中图分类号：TP2文献标识码：A文章编号：1671—7597（2012）0510
【《硅谷》杂志2012年5月刊文】为了适应社会主义市场经济的飞速发展，以及顺应计算机作为生产劳动工具的普及，在办公室内加强信息化与自动化管理势在必行，所以网络办公便应运而生。而如何去进行网络办公的设计，则是我们需要去探索的问题。首先我们需要明确对网络办公的功能要求，其次要思考如何进行布局分配，最后要选择出合适的应用软件来辅助办公。只有这样，才能构建出合理实用的办公网络，才能使操作人员的工作变的高效便捷。
1功能需求分析
一般来说，企业办公应以公文处理和机关事务管理（尤其以领导办公）为核心，同时提供信息传递和内部交流等重要功能，因此，典型的办公自动化应用包括收文发文管理、督查管理、内部请示报告管理、档案管理、会议管理、内部论坛等应用，除此之外，作为一个企业还应该具备如下重点功能模块。
1.1提供电子邮件功能
在一个办公自动化系统中往往包含了多个应用子系统，如收文、发文、会议安排等，可以将电子邮件信箱作为所有这些办公子系统的统一接口，每一个用户可以通过邮件系统查看自己需要处理的工作和汇报已经完成的工作任务。这样可以节省不少时间，来完成其他工作。同时将收发的邮件做一个备份，方便自己回顾工作进展和进行查缺补漏。
1.2处理大量的复合文档性数据
日常办公处理的信息多数是以报表、文档、信函、文件等形式出现，因此办公自动化系统应集成处理大量多种复合型文档。当然传统的数据储存和处理也是现代网络系统不可或缺的。这样又可以节省出人力整理资料的时间，而且计算机的精确度也是人力所无法企及的。
1.3包含大量的工作流
由于各单位都存在流程化的工作，通过实现流程化的工作，可以规范各项工作，提高工作效率。而工作流的引用就可以利用网络实现这一目的。工作流首先由发起者发起流程，经过其它相关人员处理完成工作内容，最终到达流程的终点，其中需要职能部门全程监督整个工作流程。工作流可以是相互联系、交叉进行的，一个工作流的终点可能是另一个工作流的起点。如果依靠人力来完成这些工作流的编排，会浪费许多时间，而且由于编排人员的疲劳工作还会导致工作流之间出现“撞车”的现象，这些问题，在使用网络办公之后都会迎刃而解。
1.4应有高度的安全性
办公系统的安全与否是实施网络办公的先决条件。一般安全性控制要求包括权限设置、数据传输和储存加密、禁止非法用户的入侵、电子签名保护等功能。这些功能看似很繁琐，但是它却可以确保企业的机密万无一失。而且需要注意计算机病毒的威胁，对员工的计算机进行病毒防护，一是对网络上的病毒进行防范，使用病毒检测软件和杀毒软件，二是对员工工作时使用的优盘进行杀毒处理，而且除了必须要使用优盘，其他情形禁止员工将优盘和电脑进行连接。这样可以有效的防止计算机病毒对网络办公的威胁，也会保证企业秘密的安全性。
2网络设备布局
对于企业办公网来说，规划网络布局要考虑到机房的设备布局和布线系统的合理搭配。因此我们首先要规划与设计好机房与布线系统，然后再全面地考虑网络的布局。
当然网络组建不是一成不变的，随着企业业务的不断发展的需求，原先组建的局域网有可能需要不断地完善和扩充。在日常的网络运行维护中，规划网络布局时就应该考虑到便于以后网络的维护与升级操作。
为了确保网络、计算机系统稳定、可靠地运行，以及保障机房工作人员有良好的工作环境，做到技术先进、经济合理、安全适用、确保质量。下图是主干网络布局的一个简单示例：
与此同时需要注意的是，在进行网络布局的设计时，一定要考虑到用电安全与消防安全。比如线路要进行防火防漏处理，并且放置于常人无法接触到的地方，之后进行定期检查。这样做，一是可以确保办公网络的畅通性，二是可以保证工作人员的人身安全和企业的自身利益。
3网络办公软件选取
结合企业自身要求定制适合的软件，当然网络办公软件的主体功能要齐全。包括:公告通知、文件传送、电子通讯薄、日程安排、工作日记、工作计划、个人(公共)文件柜、电子签章、电子邮件、手机短信、个人考勤、人事管理、会议管理、规章制度、投票等。这些功能贯穿了企业的日常办公要素，尽量除掉华而不实、利用率低的闲置功能。
办公软件还应简单实用，最好每项功能都一目了然，用户无须任何专业培训即可自动上手，并快速熟练运用。系统还应让用户方便的设置权限和自定义工作流。系统维护上管理员无需任何专业知识就可以灵活设置栏目，并直接进行系统内数据的备份和恢复。
价格适中，选择性价比高的数据库。太便宜不好，这样的软件往往功能上有欠缺，太贵了很多功能不实用。中小企业选择OA软件既不能求大、求全，又不能随便、凑合，必须根据自身特点选择一个适用、易用的软件，只有这样才能让软件在自己的企业内发挥最大的功效，给企业带来最大的回报。当然软件终身免费升级和服务也是必不可少的。
其实最好的办法就是企业的主管人员，根据本企业的需求，即对网络办公软件有哪方面的限制和要求，和专业的电脑软件开发公司进行协商，开发研制出适合本企业使用的办公软件。并且对员工进行软件应用的教学，促使员工熟练掌握此类软件的使用技巧。而且在软件出现故障的时候，聘请专业的IT人员进行故障清除，禁止私自处理，以防止整个网络办公系统的瘫痪。
4完善的管理制度
针对网络办公，需要制定出一套完善合理的管理方案，对网络办公进行系统的，宏观的调整与管理。一是对工作人员的管理制度，对其工作时间，工作状态和工作效率进行合理编排与考察。二是对网络系统的管理制度，合理分配网络资源，以此提高工作人员的办公效率。三是对办公软件的管理，对软件的选择与使用，进行严格的审查与监测，防止使用盗版软件和病毒软件，减小对办公网络的危险。
我们需要在实践中不断总结经验，来完逐步善网络办公，以此来提高员工的工作效率和企业的竞争能力。
参考文献：
[1]高晶.略谈无纸化网络办公系统的设计[J].大陆桥视野（下半月），2011（14）.
[2]陈占芳，冯欣，张伟，等.通用网络办公管理平台设计与实现[J].长春理工大学学报（自然科学版），2011（1）.
[3]臧文科，杨杰，刘希玉.一种基于Web服务的协同网络办公模型及其实现[J].山东师范大学学报（自然科学版），2010（1）.（注：本文版权归作者本人和硅谷杂志所有，禁止他人未经授权转载）
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