打开电脑，登录SAP Concur与携程商旅的整合平台，挑选机票和酒店，确定费用，然后回到SAP Concur系统中提交申请……好了，搞定!等待经理审批后，就准备出行了!
就这么简单，对于海能达通讯的员工来说，出差的预订和报销已经不再是曾经那么“麻烦”，全自动的流程让他们轻松预订，便捷出行。
“不止是员工，作为财务管理者，我们也同样能感受到这种切身的变化。我们统计了一下，之前如果员工出差，整个涉及的流程，包括审批、填单、处理等等，大概要30-40个环节，是特别复杂的。而今天，全自动化的差旅和费用管理流程，让每一个人的工作都变得更加简单。“海能达通信股份有限公司财务副总监王红艳这样表示。
差旅和费控的三大挑战
海能达通信股份有限公司，成立于1993年，是全球专网通信的领先企业。海能达公司致力于为全球政府及公共安全、城市应急、交通、能源等行业用户，提供全方位、领先的专网通信与调度集成解决方案，提升组织效能，构建安全世界。海能达公司目前在全球拥有超过8,000名的员工，整体业务涉及到全球120多个国家和地区，同时在德国、加拿大、英国、美国等地都设有研发中心和销售中心，所以国内的很多员工经常出差海外，全球各地频繁奔波，对差旅预定、报销的需求非常之大。
正是有着这样巨大的差旅需求，海能达公司以往的差旅和费用管理过程中也遇到很多的挑战。
首先是效率的问题。原有的差旅和报销系统反应缓慢，用户的体验不好;由于不能通过手机来提交和审批，必须用PC基于VPN来登录系统，预订及单据报销的审批效率不高，同时也带来了预订成本的增加。一般来说，在原有的系统下，员工从提交报销到完成审核常常要花费30天以上的时间。此外，原有的系统不支持多语言，也在一定程度上对员工在国外的差旅报销带来了影响。
其次是合规的问题。一方面，销售报销的费用很高，特别是海外的差旅，但却无法证实费用的真实性。另一方面，差旅申请时也无法判断预算的使用情况，而且申请与实际报销常常无法挂钩。
最后是财务分析的问题。在原有的体系下，由于没有对供应商数据进行统计，无法有效压缩供应商成本，也没有针对不同区域，不同客户项目的相应费用分析。同时，从整个集团层面看，缺乏总体的费用报表。
王红艳总结说，“以前，我们的差旅和报销效率一直有待提高，审批的流程也比较漫长。在真实性和合规性方面，需要完全靠会计人员手工去审核。比如，我们要求员工必须提供刷卡小票来确保符合业务花费的真实性。此外，因为只有一个报销的流程，没有和前端的业务全部连起来，所以想要做财务分析也是比较费劲的。基于这几方面的一些挑战，我们非常需要一款能满足公司全部需求的差旅费用管理系统。”
选择SAP Concur，为全球化费用管控铺路
正是因为面临这样的挑战，从2017年初开始，海能达公司下定决心要换一套真正能满足业务需求、与时俱进的差旅和报销系统。目前，海能达公司正在差旅这一块业务上与SAP Concur公司开展合作，希望SAP Concur的差旅费用管理系统可以切实帮助海能达解决一系列问题，并同时支持海能达全球化的业务战略。
在效率方面，王红艳举例说，“跟SAP Concur合作之后，可以实现手机审批，这不仅满足今天人们的移动办公需求，更是带来了显著的效率提升。”
不仅如此，SAP Concur解决方案可支持商务信用卡交易，差旅数据可以自对导入系统，对于报销、审核，乃至后续的财务分析都带来极大的便利。同时，员工还能实现自助预定，从而及时根据业务的变化来调整行程安排。更重要的是，SAP Concur提供了具有20多年实践经验、成熟稳定的云架构系统，可支持多语言，以及多国税务政策要求，可以满足海能达进行全球费用管控的需求。
同时，基于SAP Concur打造的差旅生态圈，如Uber、信用卡和在线预订系统的对接，以及差旅报销政策的系统嵌入，可以全方位保障报销的真实性和合规性。而预算与申请的挂钩，以及申请与报销的关联，都能在系统中实现，让企业在差旅费用申请之初就能做到心中有数。
而在财务分析方面，SAP Concur差旅和费用管理解决方案更是可帮助企业打造多维度、可视化的财务分析体系，包括集团层面报销、出差员工地点统计、员工和部门报销排名、出差投入产出分析、合规性分析、可疑费用分析、预算使用情况分析、供应商分析等等，让财务部门真正做到对差旅花费的一目了然。
稳步推进，实现差旅自动化管理
目前，SAP Concur的差旅和费用管理解决方案已成功在海能达完成部署建设。在国内差旅的预定方面，海能达目前已通过SAP Concur的生态系统成功接入携程平台。通过这一转变，所有员工做出的预定在完成之后可以将数据上传到SAP Concur的系统内进行审批，之后在自动返回携程完成出票。
在国外差旅部分，由SAP Concur提供的差旅管理平台目前正在实施过程中。此外，由SAP Concur推行的商务卡，目前已支持与招行等的互联互通，因此员工可以使用这些商务卡进行差旅相关的交易，继而这些出差申请、审批，再到中间多个环节的预定，都会自动导入系统，方便公司查看、审核以及进行后续的财务分析。
有了可视化的全流程信息，海能达的财务部门也就再也不用担心差旅报销的合规性问题，同时还可以基于这些信息做深入的财务分析。“以前，我们要去看员工的发票、刷卡小票、行程是不是对的，甚至还会打电话去问酒店来确认员工是否有入住、价钱是不是像员工报的这样子，问的非常细。现在，通过SAP Concur的解决方案，可以看到所有这些信息拿，包括商务信用卡传过来的信息，差旅报销的真实性就得到了保证。”王红艳表示。
当然，对于海能达来说，解决差旅和费用管理的问题只是第一步，后续还需要不断推进差旅和费用管理数字化的进程，更好地发挥SAP Concur差旅生态圈带来的价值。
“我们看到，SAP Concur已经围绕差旅的各个环节搭建了一个非常庞大的生态圈，涉及到各个环节的众多合作伙伴。可喜的是，还能允许我们根据自身的业务需求进行选择，来逐步推进。”王红艳说，在实施过程中不断完善，符合企业脚踏实地的风格，但有了这样的生态圈，也让企业对于差旅和费用管理系统的建设更加充满信心。“我们会不断实践，积极迈向更加光明的未来!”
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