近年来,中国建筑装饰业发展迅速,产值年增长率近20%,低碳环保将成为今后建筑装饰业的发展趋势。中国建筑装饰业已发展成为有企业18万家,年产值1.85万亿元的大产业。
目前,建筑装饰企业的项目管理能力、内部协同效率和企业管理水平日益成为行业企业关注的焦点。建筑装饰企业掌握信息的能力不够,企业与分支机构间、企业与项目之间、企业内部门之间的信息共享与交换渠道不畅,大量的信息资源和应用成果积淀在各级管理分支中,形成了一个个“信息孤岛”的格局,直接影响了信息资源的有效利用和再开发,制约了企业管理层的科学决策和有效监管。
企业协同管理的核心,离不开以人为中心的“沟通”。很多建筑装饰企业依然遭遇着这样的管理困局:
内部沟通多频繁,口头交流任务多;
管理层级不明确,问题解决效率低;
口头安排易走样,当面背面理由多;
业务模式体系化,工具建设缺规范;
人员流动率较大,岗位轮换多风险;
企业文化靠口号,大会小会不间断;
业务系统没法管,小型办公解麻烦。
越来越多的建筑装饰企业将关注焦点聚集于组织协同效率、项目管理能力、整体管理水平的提升和突破。
致远软件十一年专注组织协同管理研究、探索和实践,致远协同OA管理系统以人为中心、以组织行为管理为主线、以工作目标为导向、以业务管控为刚性管理、以知识文化为柔性实力、以协同门户为统一工作桌面、以移动互联为个性化工作入口,针对实际管理重点和难点,帮助建筑装饰行业企业真正发挥协同价值,破解管理难题。在企业为更多建筑装饰“上妆”的同时,协同OA正以智慧的“绿色”管理“彩妆”扮靓建筑装饰行业的企业信息化管理,实现管理突破和变革。
正如北京业之峰诺创建筑装饰工程有限公司总经理孙总所说:“建筑装饰行业没有专门的业务系统,管理模式的松散不允许通过复杂的业务系统去管理。我们正是利用协同OA的便捷来打造行业管理信息化基础,让大量的报表电子化,让松散的管理集中化。”
【管好过程,控制结果,项目进度管理有章可循】
建筑装饰行业项目周期长,经常因为进度问题,导致成本的增加、回款的延迟等问题,影响企业的持续、健康经营。通过在协同OA系统里规范流程,对立项申请、投标金审批、投标资格文件审核、工程合同审批、施工方案设计审批、项目验收等进行严格、细致的环节控制,实现对目标项目的立项评估、合同签订、后期实施的过程的有效管控,对项目进度进行监督,缩短项目进度,提升履约率,提高工程质量,加强回款节奏,提升企业经营效益和品牌价值。
在中国二十冶建设有限公司、中国化学工程第七建设有限公司、北京南隆建筑装饰工程有限公司、北京神龙建筑装饰工程有限公司、福建凤凰山装饰工程有限公司、广东建筑工程集团有限公司、四川建辉门窗装饰有限公司、中国核工业中原建设有限公司等企业,借助协同OA,规范审批管理,让公司审批流程更加完善;领导层可以快速了解业务范围内事件的发展状态,对业务数据的收集有了更加便利的通道;项目管理更为有序、规范,通过协同OA系统平台实现统一管理,解决关键管理问题。
【管好供应商,透明采购,提升运营协同效应】
建筑装饰行业材料供应商多,很多企业没有针对供应商建立科学合理的系统划分,在长期合作中,也没有建立一套有效的评估与跟踪措施。供应商的筛选和评估是材料供应链风险管理的关键,借助协同系统有效管理,通过建立供应商信息管理库,建立材料供应商管理标准,利用标准进行有效管理及后期评估,提升供应商合作质量,合理地选择供应商将直接降低企业风险、增加企业柔性、提高企业竞争力。
而面对广布各地的众多项目,建筑装饰企业的材料采购、人员等成本管理控制必须简洁、严格、清晰、透明。在协同OA系统里,通过材料请购,借助材料采购申请单、材料采购审批单、材料采购付款单、材料验收单、材料库存单等,加强对材料采购、合同、付款、验收等整个环节进行有效的、系统性控制,减少成本支出,增加项目利润。
此外,在北京东豪建筑装饰工程有限公司、北京建工集团有限责任公司、大连艺隆景观装饰工程有限公司、东方华峰控股有限公司、江苏省交通工程集团有限公司、山东华锋建筑装饰工程有限公司、四川林盛装饰设计有限公司,借助协同OA系统,以行政办公室、人事、财务为主体,建立了运营管理平台——人事行政流程,满足单位内部行政办公流程;财务报销流程,解决员工报销难问题,实现财务管理报表化;以行政办公为基础,以效率提升为目标,以部门考核为联动,鼓励和要求员工办公“自动化”,拉动公司管理“协同”效应。
【分包管理,把控风险,持续共赢】
协同OA系统的广泛使用,改变了建筑装饰企业的分包管理模式。借助致远协同OA,建筑装饰行业有了更加智能、便捷的劳务分包管理平台,能够更好地针对第三方分包单位进行评审,选择有实力的分包单位,同时也针对分包协议进行风险把控,避免后期发生不愉快的扯皮问题;劳务分包过程必然涉及到分包商,在合作过程中做好对分包商的评估以及管理,便于为后续合作选择信誉好、稳定可靠的分包商提供依据和参考,保障持续的分包合作;对现场分包完工的工程进行付款请款,由现场项目经理发起,公司相关负责人针对审批,仔细核对工程完工量,确保验收合格才能付款;对于施工日志(有些企业叫产值上报),致远M1移动办公满足每天方便、快速、准确地从现场向公司管理总部汇报工程收入和人、材料、管理等支出的明细;对项目竣工后的验收工作,需要甲方签字确认,涉及主体工程、内外墙等,依据施工范围不同使用不同的表单格式;最后,对已经竣工交付的项目进行内部分析与评估,总结经验与教训,并将总结情况沉淀为知识,项目总评价能够为新的同类项目提供有效参考。
我们欣喜地看到,在中国建筑第五工程局有限公司、北京城建集团有限责任公司工程总承包二部、北京远洋装饰工程有限公司、北京中建乐孚装饰工程有限责任公司、河南省第二建筑工程有限责任公司、江苏南通四建集团、云南建工集团有限公司、浙江中富建筑集团股份有限公司等组织,协同OA以业务管理为主体,把“ERP”管理的内容流程化落地——以项目为中心,建立以工程管理为中心的审批管理;以业务为主导,建立以自营、合作等管理模式的流程化;以门户为前台,展现公司内部业务管理应用;以平台为基础,构建一体化统一办公平台;以信息为内容,建立公司多维信息的门户应用。
【协同增效,以点带面、循序渐进】
协同OA系统,加强沟通协作、快速响应企业内部和外部的变化,以事件为中心,突破时间、空间、部门、等级,快速形成动态团队紧密合作,提升运营效率;通过书面安排,提升授权有效性,建立责任关系,管控过程和结果,员工主动积极并承担责任;建立企业知识库,知识集中沉淀,知识集中授权共享,特别是经验型和过程型知识,快速提升员工能力,全面提高员工的在行业、销售、服务意识等多方面综合能力;整合企业各类信息,分类汇总,统一展示,实现信息资源的全员共享和快速传播;用信息化手段实现人力资源、成本费用、资金流转、资产管理的全面管控,对企业资源实时查看,加强监管,全面分析;建立从人事、财务、计划、招标、合同全过程的全面流程监控和全程回溯制度,时刻规范员工行为,落实制度执行,控制管理风险。
在中国化学工程第四建设公司、中国建筑(东南亚)有限公司、北京市驰跃翔工程监理有限责任公司、北京业之峰诺创建筑装饰工程有限公司、广州市美术有限公司、国航工程技术分公司、天津二十冶建设有限公司、新疆宏泰建工集团有限公司等组织,以协同OA办公管理软件为基础,建立了满足行业需求的、专业的协同审批平台。如在北京业之峰诺创建筑装饰工程有限公司,协同办公系统主要分为两期进行:一期目标实现协同办公的有效落地,满足公司内部办公需要;二期目标主要以项目为主,实现业务流程管控的落地。通过“以点带面、循序渐进”的整体项目建设,梳理和优化流程,实现制度落地,提高工作效率,提升管理效益。结合建筑装饰施工行业特点,借助M1移动办公,实时采集施工现场照片返回系统,对项目实施过程材料、采购、报销、合同等进行计划性审批,以项目为维度的施工日志保障远程的项目管控,以计划为维度的项目管理过程,实现轻量级业务管控、类ERP操作,保障规章制度明晰化、管理流程可视化。
业之峰诺创协同OA系统管理员王冬自信地说:“协同OA系统使用效果很好,总经理要求必须执行到位,管理人员使用都很规范,很多部门都主动要求帮助搭建他们的业务流程,可以预见,未来我们公司的协同办公系统的使用效果会更好。”这是走在协同管理道路上的建筑装饰企业的共同心声。
【关于我们】
北京致远协创软件有限公司成立于2002年,目前已成为中国最大的协同软件产品研发、营销、服务及解决方案提供商。从传统OA、协同OA到今天的协同管理软件,致远软件构建了中国乃至亚太最大的协同管理软件服务体系,包括30余家分支机构、500多家客户服务和培训中心、1000多家合作伙伴、3000余名服务顾问。现在,每天有超过20000家成功企业、数百家行业领导企业、300万精英人士在享受致远协同OA管理软件带来的高效便捷服务。致远软件连续八年位居“中国协同管理软件市场占有率第一”、连续七年荣膺“中国协同应用管理软件市场年度成功企业”、连续九年斩获“用户满意产品、服务、单位”荣誉,荣获“中国软件十大领军企业”、“中国优秀企业公民”。
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